Digitalización de facturas: Tres recomendaciones prácticas

Cada vez más empresas son las que desean llevar su gestión de manera electrónica. El primer paso es disponer de documentos digitalizados, por ejemplo, a través del escaneo de facturas o haciendo uso de la factura telemática o e-factura. Veamos tres recomendaciones.

Dado que los documentos que se van a digitalizar son facturas las cuales deben de tener una validez legal, es altamente recomendable el llevar a cabo una digitalización certificada.

Con este método es posible digitalizar el documento, que sea válido para la administración pública (Agencia Tributaria) y estamos en condiciones de destruir la factura en papel con el consiguiente ahorro de espacio y gastos de gestión y archivo.

Este tipo de digitalización debe cumplir con la Orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de Abril de 2007 en la que se desarrollan disposiciones relativas a la facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

El proceso de digitalización será llevado a cabo empleando un software apropiado y que además debe estar homologado por la agencia tributaria.

En la página de la agencia tributaria se publica la relación de software homologado para la digitalización certificada de facturas.

Para que el procesamiento de las imágenes pueda ser realizado de forma automática e integrado con otros sistemas, será fundamental que en el archivo digital se incrusten metadatos.

XMP es un modelo definido de metadatos que registra los datos e información de un documento y los integra en el archivo digital en sintaxis de tipo XML.

XMP proviene del acrónimo de la palabra inglesa Extensible Metadata Platform y puede ser integrado en infinidad de tipos de ficheros: PDFs, JPG, GIF, PNG, HTML, TIFF, Adobe Illustrator, PSD, etc.

Para la digitalización de las facturas, el tipo de escanner que se recomienda es uno de luz caliente.

No es necesario disponer de uno de luz fría ya que las facturas no se van a conservar en formato papel y la documentación que se va a manejar no es de carácter histórico.

Las características de un escanner para este propósito:

• Profundidad de bits de 1, 8 y 24 bits por pixel.
  
• Formato de almacenamiento en TIFF además de otros formatos de imagen como jpg, bmp, pdf o bmp.
  
• Resolución mínima de 200 ppp (pixeles por pulgada)